E-Mail-Tracking: Datenschutz und rechtliche Pflichten
Kurz gesagt
Nur für E-Mails, die du trackst, speichert Mailamber Betreff, Empfänger (nie Bcc) und die Zeitpunkte von Öffnungen und Klicks, mit einem Pseudonym der IP: nie die IP-Adresse im Klartext, den Browser oder den Standort des Empfängers. Der Absender bleibt dafür verantwortlich, es rechtmäßig zu nutzen: Wo die Vorschriften es verlangen, informiere die Empfänger.
Das E-Mail-Tracking ist optional, standardmäßig aus und darauf ausgelegt, nur das unbedingt Nötige zu erfassen. Diese Seite erklärt, was mit den Daten passiert und was du vor der Nutzung abwägen solltest.
Welche Daten erhebt Mailamber?#
Nur für die E-Mails, die du tracken willst, speichern die Server von Mailamber:
- die Nachrichtenkennung, das Postfach, aus dem sie gesendet wird, den Betreff und die Adressen der Empfänger in An und Cc (nie Bcc): So siehst du am PC und am Handy dieselben Häkchen;
- pro Öffnung oder Klick: Datum und Uhrzeit, den mit Tracking Pro angeklickten Link, eine allgemeine Programmart (zum Beispiel „Gmail-Proxy“ oder „Browser“) und ob das Ereignis gezählt oder ausgeschlossen wurde, weil es von einem Bot oder Sicherheitsscanner, einer automatischen Öffnung durch Apple Mail, von dir selbst oder von einem Duplikat stammt;
- ein Pseudonym der IP-Adresse dessen, der öffnet oder klickt, berechnet mit einem geheimen Schlüssel, der auf dem Server bleibt: Es dient nur dazu, Duplikate, Scanner und deine eigenen Ansichten zu erkennen.
Wir erfassen nicht die IP-Adresse im Klartext, den Browser (User-Agent), den Standort oder andere Daten zum Gerät des Empfängers. Öffnungen und Klicks aus dem Netz, aus dem du Mailamber in den letzten 24 Stunden genutzt hast, gelten als deine und zählen nicht: Um sie zu erkennen, speichern wir 7 Tage lang ein Pseudonym der IPs, von denen aus du die Apps nutzt. Tracking-Daten werden nach 12 Monaten gelöscht oder sofort, wenn du dein Konto löschst. Text und Anhänge der E-Mail laufen nie über unsere Server: Pixel und Links fügt die App auf deinem Gerät beim Senden hinzu.
Ab Android 1.4.0 erreichen die Benachrichtigungen zu erster Öffnung und erstem Klick das Handy auch bei geschlossener App über Google Firebase Cloud Messaging: Der Text der Benachrichtigung enthält den Betreff der E-Mail, den ersten Empfänger und bei Klicks die Domain des Links.
Wer ist für die Nutzung des Trackings verantwortlich?#
Wer die E-Mail sendet. Mailamber stellt das Werkzeug bereit und verarbeitet die Tracking-Daten in deinem Auftrag; zu entscheiden, ob und wann du eine Nachricht trackst, und die Empfänger zu informieren, wo nötig, liegt bei dir. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Muss ich die Empfänger informieren?#
Das hängt vom Kontext und vom Land ab. In der Europäischen Union schützen die ePrivacy-Richtlinie und die DSGVO auch Informationen, die vom Gerät des Empfängers ausgelesen werden, und mehrere Datenschutzbehörden stellen Tracking-Pixel Cookies gleich, vor allem bei Marketing-Kommunikation, wo eine Einwilligung nötig sein kann. Bei beruflicher Einzelkorrespondenz ist die Lage weniger eindeutig, aber Transparenz ist immer die sicherste Wahl.
In der Praxis:
- tracke keine sensible Kommunikation (Gesundheit, Arbeitsverhältnis, Rechtsangelegenheiten) und keine an Privatpersonen, die nicht damit rechnen;
- für Newsletter und Kampagnen nutzt du ein Tool mit Einwilligungsverwaltung, nicht das persönliche Tracking;
- informiere die Empfänger, zum Beispiel mit einer Zeile in der Signatur oder in der Datenschutzerklärung deines Unternehmens.
Was sehen die Empfänger?#
Eine ganz normale E-Mail. Das Pixel ist ein transparentes Bild von einem Punkt Größe, und nachverfolgte Links führen nach einer sofortigen Weiterleitung zur ursprünglichen Seite. Im Free-Plan enthalten nachverfolgte E-Mails am Ende die Zeile „Sent with Mailamber“. Wer externe Bilder blockiert – wie es Mailamber selbst standardmäßig bei deiner eingehenden Post tut –, wird nicht getrackt.